Student Guide & Policies

This page explains how lessons work at SAYAS and the policies that help create a comfortable learning environment for everyone.

How Lessons Work
How to Take a Trial Lesson

1. Find the Right Teacher for You

Each teacher at SAYAS has their own specialties and teaching style. You can explore our teachers in several ways:

All Teachers List
Get Matched
Teachers by Level
Teachers by Time Zone

 

2. Book a Trial Lesson

  • Visit the teacher’s profile and click “Book Trial Lesson” to view their availability and schedule a class.
  • Payment is required at the time of booking.
  • Please remember to check that the time zone shown on the scheduling page matches your own.

 

3. Join the Class

  • After booking, you will receive a confirmation email with a Zoom link to join the lesson.
  • If you have any questions or expect to be late, you can contact your teacher by replying to the confirmation email.
  • If you do not receive a confirmation email, please contact us at info@sayasjapanese.com.

1. Purchase a Package

  • During or after your trial lesson, your teacher (or a follow-up email) will provide a link to purchase a lesson package with that teacher.
  • Please complete the payment using the provided link.

 

2. Book Regular Lessons

For step-by-step instructions, please see Regular Class Booking Guide

You can enter your coupon code when scheduling or purchasing lessons.

  1. On the payment page, click “+” next to “Package, Gift, or Coupon”

  2. Enter your coupon code

  3. Click “Apply”

Booking & Payment Policy

Trial Lesson Requirement

  • To ensure a good learning experience, we ask that students take a trial lesson with their teacher before purchasing a lesson package.
  • Each student may take one trial lesson per teacher. If a trial lesson is booked more than once with the same teacher, additional trial lessons may not be conducted and are not eligible for a refund.

 

Rescheduling & Cancellation

  • Lessons may be rescheduled or canceled up to 12 hours before the scheduled time.
  • Changes made within 12 hours cannot be accepted.
  • If you cancel a trial lesson, refunds are handled manually. Please contact info@sayasjapanese.com if you need a refund, or consider rescheduling instead.
  • If you cancel a regular lesson within the allowed timeframe, the lesson will automatically return to your package balance. No action is needed.
  • If a teacher is unable to attend or cancels within 12 hours:
    Trial lesson students will receive a full refund.
    Package students will have one lesson returned to their package.
  • Please contact us if the teacher is unresponsive.

 

Consecutive Lesson Booking

  • To keep scheduling simple and ensure sufficient preparation time for teachers, booking two 25-minute lessons consecutively is not permitted. If you wish to take a longer lesson, please book a 50-minute lesson instead.
  • If two consecutive 25-minute lessons are booked, the second lesson may not be conducted, and no refund will be provided.
  • At this time, 50 minutes is the longest lesson format we offer, so booking consecutive 50-minute lessons is allowed.

 

No-Show Policy

If you are more than 15 minutes late without notice, the lesson may be marked as a no-show.

 

Contacting Your Teacher

In case you expect to be late or cannot attend your lesson, or you’d like to ask or tell your teacher something, please contact your teacher by replying to the appointment confirmation email.

 

Pair Lessons

Pair lessons may be taken with a friend, partner, or family member. Participants may join from the same device or separate devices.

Please note the following:

  • Bookings, payments, and Zoom links are managed by one designated student.
  • Pair lessons are available only as 50-minute lessons.
  • Each pair lesson is counted as 1.5 regular lessons.

Teacher-Specific Packages

  • Lesson packages are intended for use with the teacher from whom they were purchased.
  • If you wish to change teachers, a new package is generally required.
  • If you feel your situation is exceptional, please contact us and we will review it with care.

     

Teacher Discontinuation

  • If a teacher is no longer able to continue classes, you may choose to:
    a) Transfer your remaining lessons to another teacher
    b) Request a refund for unused lessons.
  • We will reach out to confirm your preference.
  • If we are unable to receive a response after several attempts over 6 months, the package may be considered inactive. In such cases, further arrangements may no longer be available. Special circumstances can be reviewed individually.

     

Expiration Policy

  • Packages purchased before February 9, 2026 (JST) do not have an expiration date and may be used as long as the teacher continues offering lessons.
  • Packages purchased on or after February 10, 2026 (JST) are valid for one year from the purchase date, regardless of package size.
  • In special circumstances, students may discuss possible extensions directly with their teacher.
    The school does not manage or guarantee extensions.
  • After the expiration date, lesson transfers or refunds are not available.

Respectful Conduct

  • SAYAS Japanese School values a respectful and safe learning environment.
  • If inappropriate behavior occurs, including discrimination, harassment, or repeated disregard of guidelines, a teacher may:
  • End the lesson without refund, or
  • Discontinue future lessons (with a refund for unused lessons)
  • The same standards apply to teachers.
    If any incident makes you uncomfortable, please contact us so we can carefully review the situation.

 

Technical Issues

  • Students are asked to check their internet connection and equipment before class.
  • If technical issues occur on the teacher’s side, a refund or make-up lesson will be provided.
  • If technical issues occur on the student’s side, refunds are generally not available.
トライアルレッスンの受け方

1. 講師を探す

SAYASでは、講師それぞれに得意分野や指導スタイルがあります。
以下の方法から、ご自分に合った講師を探すことができます。

全ての講師
マッチする
レベル別講師
タイムゾーン別講師

 

 

2. トライアルレッスンを予約する

  • 講師のプロフィールページから 「Book Trial Lesson」 をクリックし、空き時間を確認してご予約ください。
    お支払いは予約時に行われます。
  • 予約ページでは、表示されている時間帯がご自身のタイムゾーンと合っているか必ずご確認ください。

 

 

 

3. レッスンに参加する

  • 予約完了後、Zoomリンクが記載された確認メールが届きます。
    ご質問がある場合や遅刻の可能性がある場合は、確認メールに返信する形で講師へ直接ご連絡ください。
  • 確認メールが届かない場合は、info@sayasjapanese.com までご連絡ください。

1. パッケージを購入する

  • トライアルレッスン中、またはレッスン後に、講師またはフォローアップメールからパッケージ購入用のリンクが案内されます。
  • 案内されたリンクからお支払いをお願いいたします。

 

2. 通常レッスンを予約する

詳しい手順については、通常レッスン予約ガイドをご確認ください。

レッスン予約時または購入時にクーポンコードを入力できます。

  1. お支払いページで 「Package / Gift / Coupon」 の横にある 「＋」 をクリック

  2. クーポンコードを入力

  3. 「Apply」 をクリック

予約・お支払いに関するポリシー

トライアルレッスンについて

  • より良い学習体験のため、パッケージをご購入いただく前に、担当講師とのトライアルレッスンを受講していただくことをお願いしています。
  • トライアルレッスンは、講師1名につき1回まで受講できます。同じ講師で2回以上トライアルレッスンが予約された場合、追加分のレッスンは実施されないことがあり、返金の対象外となります。トライアルレッスンにも、通常のキャンセル・変更ポリシーが適用されます。

 

予約変更・キャンセル

  • レッスンの変更・キャンセルは、レッスン開始の12時間前まで可能です。
  • 開始12時間以内の変更・キャンセルはお受けできません。
  • トライアルレッスンをキャンセルされた場合、返金は自動では行われません。返金をご希望の際は info@sayasjapanese.com までご連絡ください。可能であれば日程変更をおすすめします。
  • 通常レッスンを期限内にキャンセルされた場合、レッスン数は自動的にパッケージへ戻ります。特別なお手続きは不要です。
  • 講師がレッスンに現れない、または12時間以内にキャンセルした場合：
    トライアルレッスン：全額返金
    パッケージレッスン：1レッスン分をパッケージへ返還
  • 講師から連絡がない場合は、学校までご連絡ください。

 

連続予約について

  • システムをシンプルに保ち、講師が十分に準備できる時間を確保するため、25分レッスンを連続して2コマ予約することはできません。長時間のレッスンをご希望の場合は、50分レッスンをご予約ください。
  • 25分レッスンを連続で予約された場合、2コマ目のレッスンは実施されない場合があり、その場合返金はできません。
  • 現在、50分レッスンが最も長いレッスン形式のため、50分レッスンの連続予約は可能です。

 

ノーショー（無断欠席）について

事前連絡なしで15分以上遅刻された場合、そのレッスンは欠席扱いとなることがあります。

 

講師への連絡について

遅刻や欠席の可能性がある場合や、事前に聞きたいことや伝えたいことがある場合、予約確認メールに返信する形で直接講師へご連絡ください。

 

ペアレッスンについて

ペアレッスンは、ご友人、パートナー、ご家族などと一緒に受講することができます。同一端末、または別々の端末からの参加が可能です。

以下の点をご確認ください。

  • 予約・お支払い・Zoomリンクの管理は、代表者1名が行います。
  • ペアレッスンは50分レッスンのみとなります。
  • ペアレッスン1回分は、通常レッスンの1.5回分としてカウントされます。

講師指定パッケージ

  • レッスンパッケージは、購入時に選択した講師専用となります。
  • 講師を変更する場合、原則として新しいパッケージの購入が必要です。
  • 特別な事情がある場合は、個別に検討いたしますので学校までご相談ください。

 

 

講師の継続不可の場合

  • 講師がレッスンを継続できなくなった場合、以下のいずれかをお選びいただけます。
    a) 他の講師へのレッスン移行
    b) 未使用分の返金
  • 学校よりご希望を確認するためご連絡いたします。複数回のご連絡にもかかわらず6か月以上ご返信がない場合、パッケージは非アクティブ扱いとなり、以後の対応が難しくなることがあります。
  • 特別な事情がある場合は、個別に対応を検討します。

 

 

有効期限について

  • 2026年2月9日（JST）以前に購入されたパッケージには有効期限はありません。担当講師がレッスンを提供している限り、ご利用いただけます。
  • 2026年2月10日（JST）以降に購入されたパッケージは、購入日から1年間有効です（パッケージの種類に関わらず共通）。
  • 特別な事情がある場合、有効期限の延長については講師と生徒間で直接ご相談いただけます。
    学校が延長を管理・保証するものではありません。
  • 有効期限を過ぎたパッケージについては、原則として移行や返金はできません。

学習環境とマナー

  • SAYAS Japanese Schoolでは、安心して学べる環境づくりを大切にしています。
  • 差別的な発言、ハラスメント、不適切な言動、または講師の指示を繰り返し無視する行為があった場合、講師は：
    a) 返金なしでレッスンを終了する
    b) 今後のレッスンを中止する（未使用分は返金）
    判断することがあります。
  • 同様の基準は講師にも適用されます。
  • 不快に感じる出来事があった場合は、学校までご連絡ください。状況を丁寧に確認し、対応を検討します。

 

 

通信トラブル

  • レッスン前に、インターネット接続や機器の動作確認をお願いします。
  • 講師側の通信トラブルの場合、返金または振替レッスンを行います。
  • 生徒側の通信トラブルの場合、原則として返金はできません。